Chủ công ty du lịch ôm hết việc: bạn đang là nhân viên xuất sắc nhất của chính mình

Có một buổi sáng tôi ngồi trong văn phòng, nhìn quanh, và giật mình.

Báo giá — tôi duyệt. Khách khó — tôi nghe điện. Sale mới vào — tôi kèm. Hợp đồng nhà xe — tôi ký. Đến cái bài đăng Facebook cũng phải qua mắt tôi mới yên tâm cho lên.

Tôi tự hào lắm. Tôi nghĩ mình giỏi. Tôi nghĩ “may mà có tôi”.

Thế rồi một hôm tôi ốm. Nằm bẹp đúng một ngày.

Và công ty… loạn.

Khách gọi không ai dám chốt. Một đoàn suýt trật lịch vì không ai dám quyết. Nhân viên nhắn tin cho tôi tới tấp — “anh ơi cái này làm sao”, “anh ơi khách hỏi thế em trả lời được không”.

Nằm trên giường, sốt, mà điện thoại nóng hơn cả người.

Lúc đó tôi mới hiểu một sự thật cay đắng: tôi không phải ông chủ. Tôi là nhân viên xuất sắc nhất của chính công ty mình — làm việc quần quật nhất, không nghỉ được ngày nào, và không ai thay thế nổi.

Nếu bạn đang đọc những dòng này mà thấy giống mình, thì bạn không cô đơn. Và tôi muốn nói thẳng với bạn một điều: chủ doanh nghiệp ôm việc không phải là dấu hiệu bạn chăm chỉ. Đó là dấu hiệu công ty bạn chưa có hệ thống.

Ôm việc không phải do bạn siêng. Là do công ty chưa có hệ thống

Tôi từng nghĩ mình ôm việc vì tôi trách nhiệm.

Sai rồi.

Tôi ôm việc vì trong đầu tôi luôn có một câu: *”Tự tay làm mới yên tâm.”*

Nghe quen không? Tôi cá là bạn cũng từng nói câu đó. Với chính mình, hoặc với vợ/chồng mình, khi họ khuyên bạn giao bớt việc đi.

“Giao cho nó, nó làm hỏng thì sao.”

“Thà mình làm 15 phút còn hơn ngồi giải thích cho nó nửa tiếng.”

“Khách này khó, để anh nghe cho.”

Từng câu một, nghe rất hợp lý. Nhưng gộp lại, chúng dựng lên một cái nhà tù. Và người bị giam là chính bạn.

Có một câu tôi hay trích của Jim Rohn, và càng làm lâu tôi càng thấy đúng đến rợn người:

“Doanh nghiệp không bao giờ lớn hơn cái đầu của bạn.”

Khi bạn ôm hết việc, công ty của bạn chỉ lớn được bằng đúng… sức của bạn. Bạn làm được bao nhiêu, công ty to bấy nhiêu. Bạn ốm một ngày, công ty đứng một ngày.

Đó không phải một công ty. Đó là một người làm tự do đang thuê thêm mấy người phụ việc.

Và tôi nói điều này với tất cả sự tôn trọng, vì tôi đã ở đúng chỗ đó suốt nhiều năm.

Tôi đã trả giá đắt cho thói ôm việc

Để tôi kể cho bạn nghe chỗ tôi vấp, vì tôi không muốn bạn vấp lại.

Năm 2011, tôi lập công ty. Máu lửa, tự tin, cái gì cũng tự làm. Nhưng tôi mắc hai sai lầm mà đến giờ nhớ lại vẫn thấy lạnh sống lưng.

Thứ nhất, tôi ôm việc mà lại không hiểu hết việc. Tôi không rành về hóa đơn, và cái dốt đó suýt thành sai lầm chết người cho cả công ty. Ôm việc mà lỗ hổng ở đâu mình cũng không biết — đó là ôm luôn cả rủi ro về mình.

Thứ hai, và đau hơn: vì công ty tôi hồi đó nhỏ, văn phòng bé, hệ thống không có gì — tôi để tất cả nằm trong đầu vài con người. Kết quả?

Tôi bị “bong” mất một nhóm hơn 10 khách. Data khách nằm trong tay nhân viên, không nằm trong hệ thống công ty. Rồi chính người nhân sự có kinh nghiệm nhất — người tôi tin tưởng — tách ra làm đối thủ của tôi.

Đau chứ. Đau lắm.

Nhưng tôi không đổ lỗi cho họ. Ngồi ngẫm lại, tôi hiểu: lỗi ở tôi. Tôi không xây hệ thống. Tôi để công ty phụ thuộc vào con người thay vì phụ thuộc vào quy trình. Nên khi con người đi, khách đi theo, và tôi trắng tay.

Đó chính là nỗi sợ lớn nhất của gần như mọi chủ công ty du lịch vừa và nhỏ mà tôi từng gặp: sale nghỉ là mất trắng tệp khách. Data nằm rải rác trong Zalo cá nhân, trong file Excel của từng người. Công ty tưởng của mình, hóa ra không phải.

Chính từ cú ngã đó, tôi mới đẻ ra mô hình co-space + co-staff — văn phòng dùng chung, đội ngũ dùng chung, hệ thống dùng chung — để không bao giờ một cá nhân nào có thể ôm khách bỏ đi được nữa. (Tôi kể kỹ hơn cú “bong” khách và bài học sống còn này trong bài tôi bị bong mất cả nhóm khách, mất cả nhân sự vào tay đối thủ.)

Bài kiểm tra 7 ngày: công ty bạn có tự chạy được không?

Tôi muốn tặng bạn một bài kiểm tra rất đơn giản, mà rất tàn nhẫn.

Bạn thử tưởng tượng: ngày mai bạn tắt điện thoại, đi vắng 7 ngày. Không nghe máy. Không duyệt gì. Không quyết gì.

Rồi tự hỏi:

• Sale có tự chốt được khách không, hay phải chờ bạn duyệt từng báo giá?
• Đoàn khách đang đi có ai điều hành thay bạn không?
• Có ai dám ra quyết định khi phát sinh sự cố không?
• Tiền vẫn về, khách vẫn được phục vụ, mà không cần bạn — được không?

Nếu câu trả lời là “không đời nào”, thì bạn chưa có công ty. Bạn có một cái nghề tự do rất nặng nhọc.

Đừng buồn. Tôi từng trượt bài kiểm tra này một cách thảm hại. Chỉ ốm một ngày thôi mà loạn, nói gì đến bảy ngày. Đây cũng là lý do sâu xa vì sao công ty du lịch nhỏ trồng mãi vẫn không lớn nổi.

Nhưng đây mới là tin tốt: thoát ra được. Muốn thoát, phải hiểu mình đang đóng vai gì.

4 chiếc mũ: Doing – Deciding – Delegating – Designing

Một chủ doanh nghiệp thực ra luôn phải đội bốn chiếc mũ. Vấn đề của người ôm việc là đội hoài đúng một chiếc.

1. Doing (Làm) — người thợ. Bạn tự tay chốt sale, tự dẫn đoàn, tự trả lời khách. Đây là vai bạn giỏi nhất, quen nhất, và cũng là cái bẫy ngọt ngào nhất. Vì làm thì thấy ngay kết quả, thấy mình có ích. Nhưng nếu bạn chỉ ở đây, công ty mãi mãi chỉ bằng một người.

2. Deciding (Quyết) — người quản lý. Bạn không tự làm nữa, nhưng mọi quyết định vẫn chờ bạn gật. Đỡ hơn Doing một chút, nhưng bạn vẫn là nút thắt cổ chai. Bạn đi vắng là cả bộ máy đứng chờ.

3. Delegating (Giao) — người lãnh đạo. Bạn giao việc VÀ giao quyền. Người khác quyết thay bạn được, trong khuôn khổ bạn đặt ra. Đây là lúc bạn bắt đầu nhân đôi được sức mình.

4. Designing (Thiết kế) — người kiến trúc sư. Bạn không lo “ai làm việc gì” nữa. Bạn lo xây hệ thống để việc tự chạy đúng kể cả khi người thay đổi. Quy trình sale, kho data tập trung, kịch bản xử lý tình huống, cách đào tạo người mới. Đây là chỗ ông chủ thật sự ngồi.

Người ôm việc kẹt cứng ở tầng 1 và tầng 2. Người xây được công ty tự chạy leo dần lên tầng 3 và tầng 4.

Và tôi nói thật lòng: leo lên không dễ chịu đâu. Lúc đầu bạn sẽ ngứa tay kinh khủng. Bạn nhìn nhân viên làm chậm hơn, xấu hơn bạn, và bạn muốn giật lấy làm cho xong. Đó chính là khoảnh khắc quyết định bạn mãi là thợ hay thành ông chủ.

Vài bước đầu để bắt đầu thoát vai thợ

Tôi không hứa với bạn một phép màu qua đêm. Nhưng đây là những viên gạch đầu tiên tôi từng đặt, và tôi tin nó dùng được cho bạn.

Bước 1 — Kéo data ra khỏi đầu người, đưa vào hệ thống. Việc cấp cứu số một. Mọi data khách phải nằm ở nơi công ty sở hữu, không nằm trong Zalo hay điện thoại cá nhân của một ai. Để đến khi ai đó nghỉ, khách vẫn là của bạn. Tôi đã trả giá bằng cả một nhóm khách và một nhân sự thành đối thủ để học điều này.

Bước 2 — Viết ra cái đang nằm trong đầu bạn. Bạn chốt sale giỏi? Viết ra cách bạn chốt. Bạn xử lý khách khó khéo? Viết ra kịch bản. Cái gì trong đầu bạn mà bạn viết ra được thành quy trình, cái đó người khác học được. Cái gì bạn không viết ra, cái đó chết theo bạn.

Bước 3 — Chọn một việc, giao HẲN cả quyền. Đừng giao việc mà giữ quyền — đó chỉ là sai vặt. Chọn một đầu việc, giao cho người phù hợp, đặt khuôn khổ rõ ràng, rồi… để yên cho họ làm. Chấp nhận họ làm chưa bằng bạn. Chấp nhận vài lần sai. Đó là học phí để bạn được tự do.

Bước 4 — Học cách hệ thống hóa, đừng học một mình. Đây là chỗ tôi muốn thẳng thắn. Chuyển từ người thợ sang người kiến trúc sư là một môn học, không phải bản năng. Tôi mất nhiều năm và trả giá bằng những cú ngã để hiểu ra. Bạn không nhất thiết phải đi con đường dài và đau như tôi.

Đặc biệt trong thời này, một trong những đòn bẩy mạnh nhất để công ty du lịch tự chạy là hệ thống online và tự động hóa — để dòng khách vào đều mà không phải mình bạn ngồi chạy quảng cáo, không phải mình bạn trả lời từng inbox. Đây chính là thứ tôi dạy trong khóa Internet Mastery Camp: dựng cỗ máy kéo khách và bán hàng online để bạn thoát khỏi việc phải tự tay làm mọi thứ.

Bạn không cần giỏi hơn. Bạn cần thôi làm nhân viên của chính mình

Tôi viết bài này không phải để chê ai. Tôi viết vì tôi đã từng là người ôm việc nặng nhất mà tôi biết.

15 năm điều hành, có lúc hơn 120 nhân sự dưới tay, tôi hiểu rất rõ cảm giác gồng gánh một mình. Cảm giác nghỉ một ngày là tội lỗi. Cảm giác không ai làm bằng mình nên phải tự làm hết. Đây cũng là một trong 3 sai lầm khiến doanh nghiệp nhỏ mãi không lớn mà tôi đã trả giá.

Nhưng tôi cũng hiểu điều này: một mình bạn giỏi đến mấy, công ty cũng chỉ lớn bằng cái đầu bạn. Muốn công ty lớn hơn bạn, bạn phải thôi làm nhân viên xuất sắc nhất, để làm ông chủ thật sự.

Tôi đi lên từ bảo vệ, lễ tân khách sạn phố cổ, rồi mới có VINATAT và 19 thương hiệu hôm nay. Nếu có một điều tôi ước mình biết sớm hơn, thì đó chính là: hãy xây hệ thống trước khi hệ thống bắt bạn phải xây bằng nước mắt.

Bạn xứng đáng có một công ty chạy được mà không cần bạn có mặt 24/7. Bạn xứng đáng được nghỉ ốm một ngày mà điện thoại không nóng ran. Bạn xứng đáng được làm ông chủ, chứ không phải làm thợ cả đời.

Và tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình đó.

CÙNG NHAU KIẾN TẠO THỊNH VƯỢNG.

Câu hỏi thường gặp

Làm sao biết mình có đang ôm việc quá mức không?

Thử bài kiểm tra 7 ngày — nếu bạn tắt máy đi vắng một tuần mà công ty đứng hình, sale không dám chốt, không ai dám quyết, thì bạn đang ôm việc. Một công ty khỏe là công ty vẫn chạy khi chủ vắng mặt.

Giao việc cho nhân viên mà họ làm hỏng thì sao?

Ban đầu họ sẽ làm chưa bằng bạn — đó là bình thường. Vấn đề không phải “nhân viên kém”, mà là bạn chưa có quy trình và chưa giao kèm quyền quyết. Hãy viết việc thành quy trình, giao hẳn cả quyền trong khuôn khổ rõ ràng, và chấp nhận vài lần sai như học phí cho tự do của mình.

Data khách nằm trong Zalo cá nhân của sale có sao không?

Rất nguy hiểm. Khi sale nghỉ, họ mang theo cả tệp khách, và không ít người dùng lại data đó để cạnh tranh. Tôi từng mất cả một nhóm khách vì lỗi này. Hãy đưa toàn bộ data về hệ thống công ty sở hữu, càng sớm càng tốt.

Chủ doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu thoát vai thợ từ đâu?

Bắt đầu từ hai việc: đưa data về hệ thống chung, và viết ra những gì đang nằm trong đầu bạn thành quy trình. Sau đó chọn một đầu việc để giao hẳn cả quyền. Song song, học cách xây hệ thống kéo khách online để dòng khách không phụ thuộc vào một mình bạn.

Về tác giả

Mai Tiến Tần (bút danh Mai Hoàng) là Chủ tịch & Nhà sáng lập VINATAT Group, hệ sinh thái 19 thương hiệu trải trên ba mảng: du lịch, đào tạo và trung tâm tiếng Anh Camkey English. Đi lên từ bảo vệ, lễ tân khách sạn phố cổ Hà Nội rồi lập công ty du lịch năm 2011, anh có 15 năm điều hành với thời điểm hơn 120 nhân sự — và từng suýt sập vì thói ôm việc trước khi đẻ ra mô hình co-space + co-staff để hệ thống hóa doanh nghiệp. Anh là tác giả hệ thống đào tạo bán tour SMS và được nhiều đầu báo lớn như Dân Trí, VietNamNet, CafeF đưa tin.

Nếu bạn muốn dựng cỗ máy kéo khách và bán hàng online để công ty tự chạy — thay vì tự tay làm mọi thứ — hãy tham gia khóa Internet Mastery Camp (IMC) cùng tôi.