Chủ học xong, đội có theo kịp? 5 cách chuyển giao kiến thức cho nhân viên

Năm 2015, công ty tôi có 12 nhân sự trong một văn phòng rộng hơn trước. Tôi tưởng thế là ổn. Rồi nhân sự cứ ra vào, người có kinh nghiệm nghỉ sang công ty khác, có người tách ra làm đối thủ của chính tôi. Lúc đó tôi mới thấy rõ: cái gì nằm trong đầu một người thì người đó đi là mất. Chuyển giao kiến thức cho nhân viên không phải việc “khi nào rảnh thì làm”. Nó là cái giữ cho công ty không đứng khi một người vắng mặt.

Vì sao chủ học xong mà đội vẫn chưa theo kịp?

Vì chủ thường mang về cảm hứng, còn đội cần mang về cách làm. Hai thứ này khác nhau. Bạn đi học ba ngày, về nói với nhân viên “tuần sau mình làm kiểu mới nhé”, họ gật đầu, rồi tuần sau mọi thứ vẫn như cũ. Không phải nhân viên lười. Họ chưa có cái để làm.

Trong các phiếu cuối khóa K2, tôi thấy nỗi lo này xuất hiện nhiều lần ở các giám đốc. Chị Bích Huệ viết rằng IMC giúp chị và đội ngũ làm việc cũng như bán hàng dễ dàng hơn. Anh Nguyễn Văn Sinh, vận hành sáng lập SIYTRIP, viết ngắn gọn: “nhân sự bên em sẽ theo và học tiếp”. Một phiếu ẩn danh gọi khóa học là “một bước ngoặt lớn đối với công ty chúng tôi”. Cả ba đều nghĩ đến công ty chứ không chỉ riêng mình. Tôi quý điều đó, và tôi cũng biết từ thực tế: người chủ nghĩ đến đội ngay từ ngày đi học thì đã đi trước một bước.

Chuyển giao kiến thức cho nhân viên: 5 cách làm được trong một tuần

Dưới đây là năm cách tôi gợi ý, theo thứ tự nên làm. Đây là phương pháp tôi rút ra sau nhiều năm làm công ty, không phải công thức bảo đảm kết quả. Mỗi công ty có nhịp riêng, bạn chỉnh cho hợp.

Cách	Bạn làm gì	Đầu ra cụ thể
1. Đi học cùng nhau	Cử ít nhất một người trong đội học cùng bạn	Có người thứ hai hiểu bài học bằng tai mình, không qua lời kể
2. Giao một việc, không giao một bài giảng	Chọn đúng một việc nhỏ gắn với bài học, giao một người phụ trách	Việc có tên người, có hạn
3. Cho người đó dạy lại 20 phút	Họp ngắn, người được giao chia sẻ lại cho cả nhóm	Cả nhóm nghe một lần nữa, từ người ngang cấp
4. Viết thành quy trình một trang	Ghi các bước: ai làm gì, lúc nào, kiểm tra thế nào	Một trang giấy ai cũng đọc được
5. Đặt lịch kiểm tra	Hẹn một buổi xem lại sau 2 tuần	Biết cái gì chạy, cái gì cần sửa

Cách 1: Đi học cùng nhau có thật sự hiệu quả hơn nghe kể lại?

Có thể hiệu quả hơn, vì người đi cùng nghe được cả điều bạn không kể: bối cảnh, ví dụ, cả những chỗ giảng viên nhấn mạnh. Ở K2, trong số học viên có mấy người là nhân sự của công ty tôi, ví dụ anh Đức (CMO Vietkingtravel) và anh Chu Huy Nguyên (phó giám đốc team VK Travel). Tôi nói rõ quan hệ này để bạn hiểu: đó là người của tôi, và tôi ngồi cùng lớp với họ cũng là một cách chuyển giao.

Khi cả chủ và đội cùng nghe, họ có chung ngôn ngữ. Khi họp về nội dung, về hồ sơ khách, về trang bán hàng, không ai phải “dịch” lại cho ai. Với công ty nhỏ không thể cử nhiều người, ít nhất hãy cử một người chủ chốt và nói rõ vai trò của họ sau khi về.

Cách 2 và 3: Giao một việc, rồi cho người đó dạy lại

Đừng giao “cả bài học”. Hãy giao một việc nhỏ, ví dụ: “em dựng giúp anh hồ sơ cho nhóm khách này theo bốn câu hỏi” hoặc “em viết thử một trang giới thiệu cho sản phẩm mới”. Việc nhỏ có tên người, có hạn, có đầu ra nhìn thấy được.

Sau đó, người được giao dạy lại cho nhóm khoảng 20 phút. Dạy lại là cách học sâu nhất. Người dạy phải sắp xếp lại đầu óc, còn đồng nghiệp nghe từ người cùng cấp thì thấy dễ hơn là nghe sếp. Một điều tôi nhắc: sếp ngồi nghe, đừng ngắt lời và đừng sửa từng chữ. Nếu sửa ngay giữa buổi, lần sau người ta sẽ không dám dạy nữa.

Cách 4: Quy trình một trang giúp gì cho nỗi sợ “người giỏi nghỉ là mất”?

Nó giúp kiến thức ở lại công ty khi người đi. Đây chính là bài học tôi trả giá bằng giai đoạn 2015. Sau đó, đến 2020–2021, khi dịch làm mọi thứ chậm lại, tôi dành thời gian hoàn thiện bộ máy: quy trình, quản trị theo thời gian thực, hệ thống đại sứ (affiliate). Tôi không nói đó là thuốc chữa trăm bệnh. Tôi chỉ biết một điều: có quy trình thì người mới vào có chỗ để nhìn vào, thay vì hỏi lại từng người.

Quy trình một trang không cần đẹp. Chỉ cần trả lời bốn câu:

1. Việc này để làm gì (một dòng)?
2. Ai làm, trước hạn nào?
3. Các bước làm, đánh số.
4. Thế nào là làm xong, ai kiểm tra?

Nếu bạn chưa quen viết, hãy nhờ AI hỗ trợ: đưa cho nó ghi chú buổi họp và nhờ trình bày thành bốn mục trên, rồi bạn đọc lại, sửa cho đúng thực tế công ty. Quy trình do AI viết mà không ai trong đội đọc kỹ thì chưa phải quy trình, nó chỉ là một tờ giấy.

Cách 5: Bao lâu thì nên kiểm tra xem đội đã theo kịp?

Khoảng hai tuần sau khi giao việc là hợp lý để xem lại. Một buổi 30 phút, hỏi ba câu: cái gì đã làm được, cái gì kẹt, cái gì cần sếp quyết. Đây không phải buổi truy trách nhiệm, mà là buổi gỡ vướng.

Bạn nên theo dõi bằng một vài con số đơn giản gắn với việc đã giao, như số trang đã hoàn thành, số khách đã để lại thông tin, hoặc số bài đã đăng. Đừng đặt chỉ tiêu kinh doanh to ngay từ đầu; việc đầu tiên là phải có người làm và có người biết cách làm.

Những sai lầm thường gặp khi chuyển giao kiến thức

• Kể lại cả khóa học trong một buổi họp. Nghe nhiều, nhớ ít.
• Giao cho “cả đội”, tức là không giao cho ai. Việc không có tên thì không có người làm.
• Chờ đội học xong mới làm. Học trong lúc làm hiệu quả hơn.
• Giữ hết chuyên môn trong tay mình. Bạn cảm thấy an toàn, nhưng công ty thì mong manh hơn.

Internet Mastery Camp (IMC) có phần dạy dựng hồ sơ khách, trang bán hàng và danh sách khách, những thứ rất hợp để giao cho đội. Bạn có thể xem thêm tại trang chính thức của IMC và các bài khác trong chuyên mục Internet Mastery Camp. Kết quả K2: 21 phiếu điền tại lớp, cuối buổi, chấm hài lòng 5/5 và NPS +76, trong đó có một người chấm 5. Đó là cảm nhận lúc nóng, không phải kết quả kinh doanh của họ sau khóa.

Câu hỏi thường gặp về chuyển giao kiến thức cho nhân viên

Chuyển giao kiến thức cho nhân viên bắt đầu từ đâu?

Bắt đầu từ một việc nhỏ có người phụ trách và có hạn, không bắt đầu từ một buổi thuyết trình dài. Sau đó cho người phụ trách dạy lại, rồi ghi thành quy trình một trang.

Công ty nhỏ ít người thì chuyển giao kiến thức thế nào?

Càng ít người càng nên làm sớm, vì mỗi người đều quan trọng. Chọn một người chủ chốt đi học cùng hoặc nhận việc đầu tiên, rồi viết quy trình ngắn để kiến thức không nằm riêng trong đầu ai.

Nhân viên không hào hứng học thì sao?

Thường vì họ chưa thấy học xong thì công việc của họ nhẹ đi chỗ nào. Hãy chọn việc giúp họ bớt vất vả, và để họ là người dạy lại, như vậy họ có vai trò chứ không chỉ là người nghe.

Có nên dùng AI để viết quy trình không?

Có thể dùng để dựng bản nháp từ ghi chú của bạn. Nhưng chủ và đội phải đọc, sửa cho đúng thực tế rồi mới áp dụng. Quy trình không ai đọc thì chưa có giá trị.

Bao lâu thì biết chuyển giao có hiệu quả?

Không có mốc cố định. Một buổi xem lại sau khoảng hai tuần giúp bạn biết đội đã làm được gì, kẹt ở đâu để chỉnh tiếp. Kết quả còn tùy việc đã giao và mức độ thực hiện của cả đội.